HASIGOLOG

【有終の美を飾ろう】引継ぎ書の作り方

こんにちは!ハシゴ東京の平田です!

いよいよ8月も終わってしまいますね。。。

私事なのですが、私が副幹事長が務めているサークルの代替わりが8月の最後に行われるのです。。。

やっぱり何事も引退という名前がつくと寂しいですね。。。。

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さて、最近の私のサークルでの仕事は何かというと

次の代への引継ぎをしなければならないのです。

予備校のアルバイトをやめる時にも思ったのですが、

引継ぎ書を作るのって大変ですよね!

でもしっかり作らないと次の代が苦労しますし、後輩からいい印象は持たれませんよね。。。

そこで、そんな悩めるサークル・学生団体の幹部の皆さんのために

今回は

引継ぎ書を作る際に気を付けるべきポイント

をまとめようと思います!

ポイント① 引継ぎの意味

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そもそも、引継ぎをすることにはどのような意義があるのでしょうか?

答えは、人材の入れ替えなどによりサークルなどの組織の業務を停滞させないために行います。

つまり、引き継がれた人がしっかり仕事が出来るように、「相手にわかりやすい」引継ぎ書を作る必要があります。

また、意外に見落としがちなのが、「抜け漏れがない」ようにしなければなりません。

この「わかりやすい」「抜け漏れがない」引継ぎ書を作ることはとても大変です!

そこで以下のポイントを守ってください!

ポイント② わかりやすい内容にするために

①業務の意義・目的を明確化する

それぞれの業務には必ず意義があります。

そして、その意義を見失ってしまうと結果的に失敗してしまったり、本来の趣旨から外れた結末を迎えてしまうことがあります。

そんなもん、自分で考えろ!俺は教えてもらってないぞ!

とおっしゃる方もいらっしゃるでしょうが、

引き継ぐ人に「わかりやすい内容」にするためには、出来るだけ丁寧に意義・目的を説明してあげなければなりません。

行程・手順を説明する

意義・目的を明確にしたら、次は行程・手順を説明しましょう!

ざっくり説明してしまいたくなるかもしれませんが、このポイントを抑えることで「わかりやすい」引継ぎ書完成させることができます。

せっかく意義・目的を明確にしても、行程がわからなかったら業務に支障をきたしてしまいます。

できるだけ丁寧に、どのタイミングでどのように動くべきかを説明してあげてください!

ポイント③抜け漏れをなくすために

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最初に主な業務内容を書き出す

よーし!引継ぎ書を書くぞ~!」と言って、いきなり文章を書きだしてしまう方もいらっしゃるかと思います。

しかし、その瞬間、その引継ぎ書は「抜け漏れ」が起きている可能性が非常に高いです。

レポートや手紙は書くときと同様、

まずは骨格を作り上げて、全体を俯瞰してから引き継ぎ書を作成しましょう!

ダブルチェックをお願いする

どんなに注意しても「抜け漏れ」は起きてしまいます。

そこで、

抜け漏れ起こしている前提」での行動

が必要です。

同じ部署の人か、上司にダブルチェックを頼みましょう!

そうすることで、「抜け漏れ」が発生する可能性がグッと減ります。

ぜひ行ってください!

最後に

いかがでしたでしょうか?

これから引き継ぎを行う方は、自分の業務の振り返りにもなるので、是非積極的に取り組んでくださいね!

また、次の代の方は、上記のことに注意しながら先輩に引き継ぎをお願いしてくださいね!

以上、平田でした!!

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